§ 1. Definicje

1. Miejska Biblioteka Publiczna – Hrubieszowskie Centrum Dziedzictwa im. Krystyny i Stefana Du Chateau, w skrócie MBP – zarządzający budynkiem, salami i przyległymi pomieszczeniami. 
2. Organizator – osoba fizyczna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej lub osoba prawna, która dokonuje rezerwacji sali i odpowiada za organizację Wydarzenia.
3. Sale i pomieszczenia MBP – oznacza sale zlokalizowane w budynku HCD wraz  z pomieszczeniami przynależnymi do współkorzystania (Sala Konferencyjna, Sala szkoleniowa, Sala Du Chateau, Klub Seniora, Strefa spotkań).
4. Wydarzenie – oznacza  szkolenia, konferencje, warsztaty, prezentacje, imprezy zamknięte lub inne tego typu spotkania, którego tematyka oraz przedmiot są zgodne i wpisują się w zakres celów statutowych MBP.
5. Regulamin – niniejszy dokument określający zasady korzystania z udostępniania  pomieszczeń MBP.
6. Wniosek o rezerwację pomieszczeń HCD – formularz, który wypełnia Organizator określając swoje potrzeby czasowe, przestrzenne i sprzętowe.

§ 2. Zasady ogólne

1. Regulamin określa zasady postępowania przy udostępnianiu pomieszczeń MBP.
2. MBP jest uprawniona do dysponowania pomieszczeniami znajdującymi się w budynku przy ulicy  3 Maja 10, 22-500 Hrubieszów.
3. Wydarzenie nie może być w sprzeczności z zadaniami statutowymi MBP, utrudniać ich wykonywania i kolidować z ogólnie przyjętymi zasadami etyki, lub powodować negatywnych skutków dla wizerunku MBP.
4. Udostępnienie pomieszczeń MBP może odbywać się w dni robocze  w godzinach pracy MBP, w soboty i niedziele po wcześniejszym indywidualnym uzgodnieniu.
5. Poprzez udostępnienie pomieszczeń należy rozumieć zgłoszenie przez Organizatora do MBP woli skorzystania z sali oraz uzyskanie potwierdzenia rezerwacji przez MBP zgodnie z § 3.
6. Organizator obowiązany jest do takiego korzystania z pomieszczeń jak i całej powierzchni w obiekcie, które nie spowodują pogorszenia w zakresie granic normalnego używania. 
7. Organizator obowiązany jest zwrócić udostępnione pomieszczenia w stanie niepogorszonym.
8. Organizator zobowiązany do przestrzegania przepisów sanitarnych, bhp, p.poż. oraz do zachowania ładu i porządku w budynku, jak również na terenie przyległym. Obowiązek dotyczy również uczestników wydarzeń przebywających w budynku MBP.
9. Organizator odpowiada za bezpieczeństwo podczas wydarzenia i ponosi wyłączną odpowiedzialność wobec osób trzecich z tytułu szkód osobowych oraz rzeczowych, które mogą wydarzyć się w związku z organizacją i podczas wydarzenia, spowodowane działaniem swoim lub osób mu podległych.
10. W pomieszczeniach MBP obowiązuje całkowity zakaz palenia wyrobów tytoniowych i papierosów elektronicznych.
11. Organizator nie może, bez uzyskania uprzedniej zgody MBP, dokonywać jakichkolwiek zmian w substancji budynków, jak również w udostępnianych pomieszczeniach, w szczególności obejmujących umieszczanie na posadzkach, ścianach, sufitach, elementach wyposażenia jakichkolwiek materiałów, substancji itp. mogących spowodować ich uszkodzenie.
12. Organizator zobowiązany jest do usunięcia wszystkich materiałów szkoleniowych, promocyjno – informacyjnych, itp. po zakończeniu Wydarzenia.

§ 3. Procedura rezerwacji

1. Sale należy rezerwować z wyprzedzeniem co najmniej 2 tygodni. 
2. Rezerwacja sali jest wiążąca dopiero po otrzymaniu od MBP zwrotnej informacji o dostępności sali oraz informacji o przyjęciu lub odmowie rezerwacji. 
3. W przypadku rezygnacji z sali Organizator zobowiązany jest  do poinformowania o tym fakcie najpóźniej 5 dni roboczych przed terminem Wydarzenia.MBP udostępnia wyposażenie podstawowe tj. krzesła i stoły (ustawienie standardowe), dostęp do Internetu, projektor multimedialny, profesjonalny system nagłaśniający, 2 mikrofony, laptop.Na sprzęcie komputerowym należącym do MBP obowiązuje zakaz instalowania zewnętrznego oprogramowania. 
4. Przedmiotem udostępnienia są sale i pomieszczenia MBP wraz z wyposażeniem wskazanym we Wniosku o rezerwację pomieszczeń HCD – bez obsługi osobowej wydarzenia, wyjątek może stanowić osoba obsługująca sprzęt audiowideo MBP.

§ 4. Zasady dotyczące udostępniania pomieszczeń MBP

(obowiązki najemcy i uczestników wydarzenia)

1. Zapytanie o wynajem sali konferencyjnej należy złożyć osobiście lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, na adres e-mail: biblioteka@mbphrubieszow.pl. Rezerwacja jest wiążąca dopiero po otrzymaniu od MBP zwrotnej informacji o dostępności sali oraz informacji o przyjęciu lub odmowie rezerwacji.
2. Rezerwacji sali dokonuje się przez złożenie Wniosku o rezerwację pomieszczeń HCD, udostępnianego na stronie internetowej https://mbphrubieszow.pl/ lub przez osobę reprezentującą MBP, stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
3. MBP zastrzega sobie prawo odmowy udostępnienia pomieszczeń, jeśli charakter organizowanego Wydarzenia jest sprzeczny z przepisami prawa lub w sposób negatywny może wpłynąć na wizerunek MBP.
4. Organizator zobowiązany jest do korzystania z pomieszczeń zgodnie z przeznaczeniem.
5. Wszelkie prace podejmowane na terenie MBP, związane z organizacją wydarzenia muszą być prowadzone w uzgodnieniu z pracownikami MBP, w godzinach ich pracy.
6. Organizator zobowiązany jest do:
   • utrzymania porządku i czystości w trakcie trwania wydarzenia i po jego zakończeniu;
   • demontażu stoisk, eksponatów itp. w terminach i w czasie uzgodnionym pracownikami MBP; 
   • pozostawienia sali w zastanym ustawieniu, jeśli były pobierane dodatkowe stoły  i krzesła – odniesienie ich do właściwych pomieszczeń, usunięcia wszystkich plakatów, materiałów pomocniczych itp. oraz wyrzucenia do kosza na śmieci po zakończeniu wydarzenia. 
7. Organizator ponosi odpowiedzialność wobec MBP za wszelkie szkody i straty wynikłe z niewłaściwego korzystania z sal i powierzchni wspólnych, w tym w szczególności za zniszczenie, uszkodzenie lub kradzież wyposażenia znajdującego się w salach należących do MBP. Odpowiedzialność taką może również ponosić uczestnik w związku jego działaniem/zaniechaniem. Odpowiedzialność za wszelkie szkody osobowe i rzeczowe powstałe w związku z wydarzeniem ponosi Organizator.
8. MBP nie bierze odpowiedzialności za wszystkie pozostawione w sali/salach oraz innych pomieszczeniach rzeczy Organizatora lub uczestników wydarzenia. Organizator ponosi pełną odpowiedzialność wobec MBP za wszelkie szkody  i straty wynikłe z niewłaściwego użytkowania pomieszczeń, także związane z działalnością podmiotów świadczących usługi dodatkowe, działających na zlecenie Organizatora. 
9. Organizator zobowiązuje się do naprawy, wymiany lub wypłaty rekompensaty finansowej za uszkodzony sprzęt, dokonane zniszczenia i straty w wyznaczonym przez Dyrektora MBP terminie i formie.
10. Za szkody związane z działalnością podmiotów świadczących usługi dodatkowe, działających na zlecenie Organizatora, Organizator odpowiada jak za własne działania. 
11. Organizator zostanie obciążony pełnymi kosztami naprawy uszkodzeń pomieszczeń, z których korzysta, powstałych w wyniku niewłaściwego ich użytkowania przez Organizatora lub uczestnika.
12. MBP nie ponosi odpowiedzialności względem Organizatora i uczestnika, za bezpieczeństwo uczestników wydarzenia oraz za bezpieczeństwo i integralność jakichkolwiek rzeczy ruchomych, które znajdą się na terenie MBP i ewentualnie udostępnionych miejsc parkingowych (w szczególności: samochodów, pieniędzy, dokumentów, kosztowności, odzieży, sprzętu elektronicznego – zwłaszcza informatycznego i telekomunikacyjnego oraz oprogramowania).
13. Organizator nie ma prawa wynajmowania, użyczania lub udostępniania pomieszczeń  w budynkach MBP podmiotom trzecim.
14. MBP nie wyraża zgody na użytkowanie pomieszczeń niezgodnie  z niniejszym Regulaminem.

§ 6. Przepisy końcowe

1. Organizator zobowiązany jest do stosowania obowiązujących przepisów i przestrzegania niniejszego Regulaminu.
2. MBP zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian do obowiązującego Regulaminu. Wszystkie zmiany są wprowadzane na bieżąco do treści Regulaminu i publikowane na stronie internetowej: www.mbphrubieszow.pl.
3. Wszelkie wątpliwości odnośnie Regulaminu i zasad udostępniania pomieszczeń należy kierować  do MBP pocztą elektroniczną na adres: biblioteka@mbphrubieszow.pl
4. Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania.